Mind Mapping i business mapping w zarządzaniu projektami

Mind Mapping i business mapping w zarządzaniu projektami
– Efektywniejsze planowanie początkowe
to większa szansa na sukces projektu

„Przeszłość to zawsze prolog.”

William Shakespeare

Użycie narzędzi wizualnego odwzorowania biznesu na etapie planowania zwiększa szansę szczęśliwego zakończenia każdego przedsięwzięcia. Techniki Mind Mappingu i Business Mappingu (business mapping, czyli innymi słowy mapowanie procesów biznesowych to jedno z częstszych zastosowań techniki Concept Mapping) polepszają przejrzystość, ułatwiają uzyskanie konsensusu, pozwalają szybciej rozpocząć prace i lepiej je nadzorować. W rezultacie otrzymany produkt (rezultat projektu) jest bardziej dopasowany do oczekiwań klienta lub własnych, pozwalając na wcześniejsze niż konkurencja (i skuteczniejsze) wejście na rynek.

Alarmujące statystyki

Statystyki związana z realizacją projektów są wprost alarmujące: „standardowy” projekt trwa blisko dwa razy dłużej i kosztuje prawie dwa razy więcej, niż zaplanowano! Różnorodne badania prowadzone na całym świecie pokazują, że główną przyczyną takiego stanu rzeczy jest „brak klarowności, co do celu projektu”. Znane organizacje, w tym komisje Packard’a i Hearth’a, Government Accounting Office, Standish Group i AMR Research, wskazały ważność planowania wstępnego w określaniu przejrzystej wizji projektu. Mimo to, wiele zespołów projektowych wpada w swoistą „pułapkę aktywności”, czyli tendencję do szybkiego przesunięcia projektu z fazy planowania do realizacji. Zbyt często projekty rozpoczynają się od przydziału zadań i planowania aktywności, zamiast analizy alternatywnych możliwości w zakresie struktury projektu, sprecyzowania możliwych celów projektu oraz jasnego sprecyzowania, jak będzie mierzony sukces realizowanego właśnie przedsięwzięcia.

Projekty rozpoczynają się od kreatywnych pomysłów

Analizy prowadzonych projektów pokazują, że im bardziej przejrzysta jest wizja tego, co chcemy osiągnąć, tym większe są szanse na jej osiągnięcie. Naturalnie rozumiemy, że architekci nie rozpoczynają budowy domy od zaplanowania prac dla robotników ani nawet od narysowania planów konstrukcyjnych. Co więcej, oczekujemy, że najpierw spotkają się z klientem dla określenia, co ten chciałby by mieć w domu. Obejrzą działkę i jej otoczenie, a potem wykonują pierwsze szkice i pokażą je do wstępnej oceny, aby klient stwierdził, że coś takiego chciałby mieć. Dopiero, gdy posiadają jasny pogląd, jaki ma być dom, przystępują do wykonania szczegółowych rysunków, które jak wykresy Gantta, arkusze kalkulacyjne czy programy do zarządzania projektem, prowadzą projekt do szczęśliwego końca.

Dlaczego więc niektóre projekty rozpoczynane są mimo braku jasności, co do ich celów? Dlaczego rozpoczynają się bez przygotowania najmniejszego szkicu oczekiwanego produktu? Dlaczego do rozpoczęcia projektu wystarcza stwierdzenie typu „chcę mieć dom?. Niestety, pytanie „jaki” pozostaje najczęściej bez odzewu.

Odpowiedzi na te pytania są proste, ale zarazem trudne do akceptacji. Po pierwsze, szczególnie w erze ekonomii internetowej, istnieje imperatyw kończenia projektów z niespotykaną szybkością. Po drugie, większość osób podejmujących absolutnie kluczowe decyzje w projektach biznesowych nigdy nie przeszło formalnego przeszkolenia w zakresie metodyki prowadzenia projektów. Nie rozumieją zatem konieczności planowania wstępnego, albo po prostu nie wiedzą, jak to zrobić.

Kolejny, mniej namacalny problem leży w samych narzędziach do zarządzania projektem, co jest pośrednio związane, szczególnie w polskich warunkach, z planowaniem korporacyjnym. W opublikowanym w październiku 2001 roku raporcie, AMR Research podkreśliło konieczność dobrego planowania, wskazując, że „firmy powinny upewnić się, że projekty idą w parze z bieżącymi priorytetami biznesowymi i mają dobrze zdefiniowane i mierzalne kryteria sukcesu”. Następnie AMR Research wskazała możliwy powód braku takiego planowania w projektach, mówiąc, iż „narzędzia do zarządzania projektem maja bardzo duże możliwości w zakresie realizacji, ale są bardzo słabe, jeśli chodzi o planowanie”.

Właściwe planowanie wstępne to podstawa powodzenia projektu

Większość współczesnych aplikacji do zarządzania projektami zbiera i prezentuje informacje w postaci liniowej albo wykresów typu Gantta, opracowanych do harmonogramowania zadań „urzędniczych”, jak planowanie czy budżetowanie. Oczywiście harmonogramy i zależności pomiędzy zadaniami są niezbędne w dobrym zarządzaniu projektami, ale sukces przedsięwzięcia zależy zwykle od możliwości liderów projektu do opracowania przejrzystego, dobrze zaplanowanego przedsięwzięcia, dzięki swobodnym, strategicznym i kreatywnym pomysłom na samym początku prac. A także, być może nawet ważniejszej, prawidłowej komunikacji z najwyższym kierownictwem firmy. Należy podkreślić, iż narzędzia do harmonogramowania wymagają specjalistycznej wiedzy zarówno w zakresie posługiwania się nimi jak i w zakresie samego projektu. Doświadczenie pokazuje, że wyjaśnianie przy ich pomocy zawiłości i zależności projektowych zarządowi firmy jest z góry skazane na niepowodzenie. A na pewno narzędzia takie nie nadają się do pokazania celów projektu, opracowanych pomysłów i rozwiązań!

Gdy projekt jest już realizowany, dalszy jego sukces zależy od czegoś więcej, niż tylko utrzymywanie wszystkiego w ryzach czasu i budżetu. Biuroprojektu oraz zespół muszą także zbudować i utrzymać konsensus pomiędzy uczestnikami przedsięwzięcia, jasno i treściwie prowadzić komunikację przez cały czas życia projektu oraz utrzymać równowagę pomiędzy „widokiem ogólnym” a koncentracją na szczegółach. Tego typu elementy procesu zarządzania projektem mogą być najlepiej realizowane przy pomocy narzędzi, które zbierają i prezentują informacje w sposób, który odwzorowuje nasze naturalne procesy myślowe.

Powstanie oprogramowania biznesowego do odwzorowania myśli

Od ponad 50 lat nauka wie, że nasz mózg lepiej odbiera i przetwarza informacje, gdy jest ona prezentowana w formie „pasującej do obu półkul mózgowych”. Uhonorowane Nagrodą Nobla (Roger Sperry, 1981) badania mózgu rozpoczęły się w latach 50-tych odkryciem, iż często nie zauważamy, jak pracuje nasz mózg. Zarówno anatomicznie jak i funkcjonalnie jest on podzielony na dwie półkule. Lewa strona przetwarza informacje w sposób uporządkowany, logiczny i analityczny, przy użyciu języka, sekwencji, kolejności, list i hierarchii. Prawa z kolei jest naszą bardziej „kreatywną” stroną, miejscem dla intuicji i wyobraźni, w którym odbieramy i przetwarzamy kolory, obrazy i rytmy oraz wspomnienia i skojarzenia. Badania pokazały, że najlepiej przetwarzamy, generujemy i zapamiętujemy informacje, jeśli w procesach tych „uczestniczą” obie półkule mózgu.

Mapy myśli (Mind Mapps, Mind Mapping) zostały opracowane w Anglii w latach 70-tych przez Tony’ego Buzana – specjalistę od pamięci i uczenia się.Kluczowym elementem tego podejścia są intuicyjne „skróty myślowe” w postaci słów i fraz kluczowych, połączone z kolorami, obrazami oraz odnośnikami (relacjami) – wszystko w formie elastycznej i łatwo modyfikowalnej do potrzeb użytkownika mapy.

Kategoria oprogramowania znana jako „business mapping” (odwzorowanie myśli do zastosowań biznesowych) ewoluowała, aby dać użytkownikom bardziej „kompletne koncepcyjnie” środowisko pracy z łatwym w obsłudze i intuicyjnym interfejsem. Najbardziej znane w tym zakresie programy komputerowe to:

– MindMapper – powstało na początku lat 90-tych w USA,

– MindGenius – powstało w połowie lat 90-tych w Anglii.

Obszary zastosowań Map Myśli w zarządzaniu projektami.

Międzynarodowa organizacja Project Management Institute w znanym wydawnictwie PMBOK Guide (Project Management Book of Knowledge) wskazuje 9 obszarów kompetencji, niezbędnych w zarządzaniu projektami:

  • Zarządzanie integralnością projektu
  • Zarządzanie zakresem projektu
  • Zarządzanie harmonogramem projektu
  • Zarządzanie kosztami projektu
  • Zarządzanie jakością projektu
  • Zarządzanie zasobami ludzkimi
  • Zarządzanie komunikacją projektu
  • Zarządzanie ryzykiem projektu
  • Zarządzanie zakupami

Spośród tych dziewięciu obszarów, tylko w trzech warto stosować oprogramowanie wspomagające harmonogramowanie i rozliczanie prac realizowanych w ramach projektu. W pozostałych obszarach wykorzystywać trzeba inne środki i techniki wspomagające zarządzanie projektem.

Mind Mapping jest jedną z najbardziej uniwersalnych technik, które stosować możemy we wszystkich obszarach kompetencji. Forma elektroniczna map myśli, jaką uzyskujemy poprzez wykorzystanie oprogramowania MindMapper, ma dodatkowe, nieocenione dla przedsiębiorstwa, zalety. Dzięki mapom myśli możemy jasno i zrozumiale wizualizować koncepcje, cele, zadania. Możemy zaplanować i rozdzielić prace, wykonać przegląd projektu, przygotować dokumentację albo prezentację danych. Mapy Myśli doskonale nadają się do planowania spotkań, przygotowania zaproszeń (dzięki hiperlinkom można wskazać potrzebne dokumenty) oraz opracowania notatki ze spotkania i wysłania jej wszystkim uczestnikom łącznie ze wszystkimi połączonymi dokumentami.

Współczesne projekty są coraz bardziej skomplikowane, najczęściej poprzez różnorodne wymagania techniczne. Jednak dążenie do realizacji przedsięwzięć w coraz krótszym czasie, przy ograniczonych zasobach ludzkich, materialnych czy finansowych, wymaga od zespołu realizacyjnego posiadania nie tylko wiedzy i doświadczenia, ale także odpowiedniej kreatywności. Dobry pomysł, jak zrealizować wyznaczone zadanie, pozwala często na olbrzymie oszczędności. Burza mózgów, znana pewnie wszystkim technika twórczego rozwiązywania problemów, znajduje swój nowy wymiar w połączeniu z oprogramowaniem oraz technikami Mind Mappingu. Przy zastosowaniu takiego „zestawu” do generowania pomysłów, rozwiązań, prowadzenia analiz oraz wszelkich innych prac koncepcyjnych, zespół projektowy jest w stanie odnaleźć w sobie umiejętności i możliwości, które poprzednio były poza jego zasięgiem.

Niezwykle istotną sprawą w kierowaniu każdym przedsięwzięciem, jest zapewnienie sprawnej i właściwej komunikacji. Za pomocą mapy myśli można opracować i zdefiniować ścieżki komunikacji. Skuteczną w zastosowaniu jest technika przygotowanych szablonów, opisujących działania, elementy o których należy pamiętać, osoby odpowiedzialne. Osobne gałęzie opisują terminy realizacji zadań, przyporządkowanie do określonego projektu oraz inne, ważne czynniki „otoczenia”. Na odpowiednio opracowanej mapie przedstawić można wszystkie kluczowe elementy związane z projektem, co pozwala na wyjątkowo przejrzyste przedstawienie pomysłów, problemów, analiz czy rozwiązań. Mapa umieszczona na serwerze firmowym umożliwia, poprzez darmowy program do podglądu map, otworzenie i przejrzenie jej przez każdego pracownika w firmie. Eksport do formatu HTML pozwala na zapisanie mapy w formie kolejnych stron internetowych na firmowym serwerze www, gdzie dostępne są dla wszystkich osób, zaangażowanych w projekcie. W ten sposób tworzyć można biuletyny informacyjne, sprawozdania z osiągnięcia kamieni milowych albo skrótowe informacje dla zarządu.

Wiedza dzisiaj

W dzisiejszym świecie wiedza i właściwe zarządzanie nią to jedna z większych przewag nad konkurencją. Wiedza przedsiębiorstwa jest ściśle powiązana z jego zasobami ludzkimi i warunkuje zdolność organizacji do efektywnego działania. Związana jest zawsze z ludźmi i powstaje na styku wiedzy poprzedniej. Jednak przedsiębiorstwa często napotykają na problemy związane z wykorzystaniem, kontrolowaniem, gromadzeniem i tworzeniem nowej wiedzy, której nośnikiem są pracownicy oraz otaczający świat.

Konieczne zatem jest wprowadzenie takich technik i metodologii pracy, które poprzez oparcie się na naturalnych procesach przyswajania wiedzy i pracy mózgu pozwolą i wzmocnią procesy tworzenia, wykorzystania i dzielenia się wiedzą. Nie można jednak nigdy zapominać o pozytywnym wpływie odpoczynku oraz czynników zewnętrznych na stan i funkcjonowanie naszego umysłu.

Mind Mapping, Business Mapping (Concept Mapping) i komputer

Jako, że człowiek jest kreatywną, ale często leniwą istotą, a świat komputerów stale się rozwija, specjalne oprogramowanie do tworzenia mind map zostało zaprojektowane przez wiele firm. Poza walorami papierowej wersji mind mapy, komputerowa mind mapa stwarza o wiele więcej możliwości. Jednym z najbardziej funkcjonalnych programów wspierających metody Mind Mappingu jest MindMapper firmy SimTech. Program, oprócz możliwości poprawiania i tworzenia od nowa mind mapy, podświetlania kluczowych haseł, czy dodawania komentarzy ukrytych w plikach, pozwala także na:

  • Eksport i pełną dwustronną synchronizację z MS Project – bardzo przydatne przy zarządzaniu projektami – oficjalnie rekomendowany przez metody PMI i PRINCE2 oraz uznany przez Wall Street Jurnal za jedno z najlepszych narzędzi do zarządzania projektami
  • Eksport i import mind mapy do MS PowerPoint i stworzenie szybkiej prezentacji
  • Eksport i import mind mapy do MS Word – przygotowanie dokumentacji z zachowaniem struktury i nagłówków
  • Osadzanie dowolnej aplikacji Windows w programie MindMapper poprzez mechanizm OLE
  • Eksport i pełną dwustronną synchronizację z MS Outlook- tworzenie planów dnia, miesiąca itp., dodawanie zadań i kontrolowanie ich wykonania

· Zapewnia pełną kompatybilność z MS Office, posiada pełne wsparcie ze strony firmy Microsoft

  • Zainstalowanie programu na większości palmtopów i jego sprawne funkcjonowanie
  • Wykorzystanie kilkudziesięciu szablonów: plany dnia, zarządzanie projektami itp.
  • Wykorzystanie całej gamy kolorów, zdjęć, symboli i obrazków
  • Eksport do HTML – tworzenie stron WWW
  • Export do formatu XML
  • Równoczesną pracę nawet 100 i więcej osób na jednaj mind mapie dzięki serwerowi konferencyjnemu
  • Wykorzystanie specjalnych trybów wyświetlania mapy i poziomów szczegółowości
  • Wykorzystanie własnego modułu prezentacyjnego
  • Łatwe tworzenie uproszczonego wykresu Gantta, aby szybko zwizualizować harmonogram projektu oraz szybkie nanoszenie zmian

Czym jest zarządzanie projektami?

Zarządzanie projektami (Project Management) to zbiór zasad, metod i technik zarządzania stosowanych w projekcie dla osiągnięciu zadowolenia klienta, które rozumie się jako zrealizowanie określonego celu w założonym czasie i w ramach przydzielonego budżetu.

Ogólny zbiór zasad PM został skodyfikowany przez Project Management Institute w aktualizowanym PMBOK (Project Mgmt Body of Knowledge). Dla potrzeb tego artykułu posłużono się metodyką zawartą w PMBOK.

Kierownik projektu pracuje zawsze w ramach dynamicznego trójkąta zależności: czasu, budżetu i zakresu. Wymagania odnośnie terminów często bywają bezlitosne. We współczesnym, zmiennym otoczeniu biznesu szybkość odpowiedzi na potrzeby klienta, nacisk na innowacyjność i efektywne zarządzanie kosztami decydują o sukcesie bądź porażce w walce o pozycję na rynku. To wymusza na współczesnych organizacjach wprowadzanie zmian: coraz częstszych i na coraz większą skalę. Dla rosnącej grupy firm i organizacji strategią odpowiedzi na te nowe wyzwania staje się stosowanie zasad zarządzana projektami.

Metodyki i narzędzia projektowe

Jakkolwiek współczesny Project Management jest dyscypliną stosunkową młodą, liczącą niespełna 20 lat, to część organizacji wypracowała już własne, kompleksowe metodyki projektowe, przystosowane najczęściej do konkretnych środowisk, w jakich realizują one własne przedsięwzięcia. Własną metodyką pochwalić się może IBM, Oracle czy Microsoft. Z Anglii wywodzi się metodyka PRINCE2, a ogólny zbiór zasad PM sklasyfikował Project Management Institute w aktualizowanym PMBOK (Project Mgmt Body of Knowledge)

Wszystkie metodyki, – mimo że obrosły własnymi terminologiami, standardami i szablonami dokumentów, wywodzą się z jednego zbioru kardynalnych zasad zarządzania projektami. Wszak podstawowymi narzędziami pracy kierownika projektu pozostaje ołówek i gumka.

Kierownik projektu ma dziś do dyspozycji szereg specjalistycznych narzędzi ułatwiających pracę w chaosie, jaki stanowi projekt z jego złożoną strukturą, zmiennymi wymaganiami, burzliwym otoczeniem i nierzadko konfliktami wewnątrz organizacji.

Specyfika współczesnych projektów

Mimo stosowania coraz bardziej zaawansowanych technik i narzędzi wspomagających prace w projekcie ryzyko niepowodzenia pozostaje wysokie, o czym stale donoszą alarmujące statystyki. Dzieje się tak za sprawą niezwykłej złożoności współcześnie realizowanych projektów oraz dużej zmienności środowiska, w jakim są przeprowadzane. Mimo stosowania zaawansowanych technik zarządzania ryzykiem nie sposób przewidzieć obecnie wszystkich sytuacji, które mogą zagrozić uzyskaniu zaplanowanego rezultatu w założonym czasie i budżecie. Współczesny kierownik projektu wie doskonale, że o sukcesie projektu nie decyduje sama precyzyjna estymacja pracy, racjonalny harmonogram i dostęp do zasobów.

Ważną cechą współcześnie realizowanych projektów jest to, że prowadzone są przez zespoły powoływane jedynie na czas ich trwania spośród różnych pionów funkcjonalnych organizacji. To rodzi konflikty kompetencyjne i problemy w pozyskiwaniu zasobów do prac w projekcie.

Kierownicy projektów wymieniają najczęściej następujące przyczyny niepowodzeń projektów:

1. Brak rzeczywistego wsparcia ze strony sponsorów

2. Brak szybkiej reakcji udziałowców projektu na zagrożenia

3. Niewłaściwie sporządzona specyfikacja wymagań (definicja projektu)

4. Nierealistyczne wymagania klienta

5. Nieefektywna komunikacja w projekcie

Jak wynika z powyższej listy, przyczyny niepowodzeń projektów najczęściej nie są natury technicznej, ale wynikają z błędów w ocenie sytuacji i braku efektywnej komunikacji, czyli stanowią tzw. „czynnik ludzki”.

O sukcesie projektu decyduje zatem skuteczne zarządzanie przepływem informacji, dostrzeganie na czas i właściwa ocena powstających zagrożeń i szans oraz szybkie komunikowanie idei pomiędzy udziałowcami projektu, zespołem projektowym i klientem, odbiorcą projektu. Niezbędną cechą kierownika projektu jest, zatem kreatywność, jednak rozumiana nie tyle jako wymyślanie nowych idei, lecz kreatywność jako umiejętność łączenia faktów, analizowania ich powiązań i tworzenia na ich bazie nowych rozwiązań, lepiej odpowiadających na bieżące potrzeby w projekcie.

Dobór ludzi do projektu i metodyki doboru

Obecnie, kapitał, technologia, wyposażenie techniczne i strategia, adekwatne do celów projektu, nie gwarantują powodzenia realizacji projektu. Elementem decydującym staje się czynnik ludzki. Stworzenie odpowiedniego zespołu projektowego to jeden z ważniejszych etapów PM.

Tworzenie zespołu jest procesem transformacji grupy osób, które mogą posiadać różne zainteresowania, wykształcenie i doświadczenie w zintegrowany i efektywny zespół roboczy. Najpierw jednak należy wyselekcjonować odpowiednie osoby i przydzielić im zadania i obowiązki w taki sposób, aby naturalne predyspozycje człowieka odpowiadały konkretnym zadaniom w projekcie.

Jest wiele znanych metod doboru i selekcji pracowników, jak np. Predictive Index, OPQ, Meurs, metoda Thomas International. Wszystkie one określają potencjał i optymalne dopasowanie zasobów ludzkich do wymagań danego stanowiska pracy, czy zadania w projekcie.

Metoda Thomas International jest efektem wieloletniej pracy psychologów. Dowiedziono, że człowiek w zależności od środowiska pracy – antagonistycznego lub sprzyjającego, może przyjmować różne postawy: aktywną lub pasywną (tzw. teoria Marstona). W 1956 r. amerykański psycholog Thomas Hendricson oparłszy się na ww. teorii, określił, iż postawy te są uzależnione od cech osobowości i predyspozycji danej osoby. Początkowo metodę Thomasa wykorzystywał Pentagon, jednak od lat 70 zaczyna być wykorzystywana na całym świecie.

Najczęstsze zastosowania metody Thomasa to:

· Analiza Profilu Osobowego

· Rozmowy okresowe

· Czynniki motywujące

· Rekrutacja i wybór

· Dokształcanie i doskonalenie pracowników

· Dobór pracowników w zespole

· Profil kierownictwa przedsiębiorstwa lub projektu

· Indywidualny styl kierowania i zarządzania

· Zachowanie w sytuacjach pod presją

· Konfliktowość w stosunkach międzyludzkich

· Wydajność

· Reorganizacja bądź restrukturyzacja

Projekt jako żywy organizm

Rzeczywistość projektowa prawie nigdy nie odpowiada przyjętemu planowi. Konieczna jest stała i bieżąca kontrola oraz aktualizacja planu projektu w stosunku do planu bazowego, zdefiniowanego w fazie inicjacji projektu. Efektywne zarządzanie sytuacjami wyjątkowymi (ryzykiem, zmianami, problemami i błędami) zapewnia właściwą reakcję na spodziewane lub już zaistniałe zaburzenia. Regularne spotkania zespołu projektowego i raporty z przebiegu prac, jak również wewnętrzne i zewnętrzne kontrole projektu dostarczają zweryfikowanej wiedzy o rzeczywistych nakładach i postępach prac, stanie budżetu, jakości produktów projektu oraz bieżącym stanie analizy sytuacji wyjątkowych. Projekt należy zatem traktować jak żywy organizm, który musi szybko reagować na bodźce płynące ze swojego otoczenia, w którym informacje krążą niczym decydujące o życiu płyny ustrojowe.

Mind Mappig a zarządzanie projektami

Mind Mapping jest prostym i jednocześnie bardzo efektywnym narzędziem wspomagającym pracę kierownika projektu. Ta kreatywna technika pozwala organizować informację w sposób nieliniowy, zapewniając swobodny i naturalny przepływ idei i umożliwiając łatwe nimi zarządzanie oraz ich zapis.

Mind mapa pozwala prezentować strukturę problemu za pomocą prostego obrazu, na którym organizacja myśli jest czytelna i pełna.

„Gdy masz przed oczami cały obraz zagadnienia, zaczynasz spontanicznie tworzyć własne powiązania, które wcześniej nie przyszłyby ci do głowy. To jest jak pamięć cache w komputerze – kiedy procesor (mózg) nie jest w stanie przetworzyć danej ilości informacji korzysta z pamięci zewnętrznej (myślenie wizualne)” stwierdza Young Chung, Prezes i Dyrektor Generalny SimTech Systems, firmy tworzącej oprogramowanie MindMapper Professional do tworzenia Mind Map i zarządzania projektami.

Rys.3. Mind mapa projektu

W mind mapie wykorzystuje się słowa, linie, symbole, skojarzenia, kolory, kształty, wymiary i całą możliwą różnorodność form graficznych po to, aby maksymalnie stymulować mózg. Cała informacja na temat definicji projektu, przebieg spotkania projektowego czy raport z audytu organizuje się w postaci mapy powiązanych rozgałęzień. Projekt staje się centralnym punktem obrazu, z którego rozchodzą się konary w postaci planów, struktury prac, kosztów, zasobów. Drzewo pozwala organizować wszystkie informacje w układ rozgałęzień, które można wyróżniać, grupować i łączyć, skupiając się na detalach najmniejszych elementów i jednocześnie nie tracąc z oczu pełnego obrazu projektu.

Korzyści z Mind Mappingu w zarządzaniu projektami

Mind mapping ma bardzo szerokie zastosowanie w wielu obszarach zarządzania projektami. Oprócz tego, że jest niezastąpionym narzędziem do budowania struktury projektu, stymulatorem kreatywności podczas sesji burzy mózgów, systemem prowadzenia spotkań czy sposobem na formatowanie dokumentów projektowych, Mind Mapping skutecznie wspomaga proces uczenia się i zapamiętywania, przesuwając znacząco krzywą uczenia się. Przyjęcie systemu Mind Mappingu w prowadzeniu projektu pozwala jednocześnie łatwiej zapamiętywać gromadzone informacje, jak również efektywniej je wykorzystywać.

Podsumowując można wskazać następujące zastosowania Mind Mappingu w zarządzaniu projektami:

  1. Właściwa ocena sytuacji i dokonywanie optymalnych wyborów
  2. Szybkie organizowanie myśli własnych oraz członków zespołu projektowego
  3. Kreatywność indywidualna i grupowa
  4. Definiowanie, analiza i rozwiązywanie problemów
  5. Redefiniowanie celów w odniesieniu do czasu, zasobów, zmiennych wymagań
  6. Wspomaganie pamięci i procesu uczenia się
  7. Zapewnienie efektywnej komunikacji w zespole projektowym.

Przykłady zastosowań Mind Mappingu w zarządzaniu projektami

Mind mapping stosowany jest z powodzeniem jako narzędzie wspomagające zarządzanie projektami przez wiele firm na całym świecie. Dość wymienić British Petroleum, Boeing, Xerox, Oracle.

Rys. 4. Wykorzystanie Mind Mappingu w zarządzaniu projektami – przykład zapisu Definicji Projektu.

Ciekawym przykładem zastosowania Mind Mappingu był projekt w zakładach lotniczych Boeing. Kierownik projektu Mike Stanley zmienił gruby podręcznik procedur jakości na półtorametrową mind mapę. Stosowany jako integralne narzędzie w programie identyfikowania projektów naprawy jakości mind mapping pozwolił 10-krotnie obniżyć zakładane koszty wprowadzenia programu. W ciągu miesiąca dzięki technice Mind Mappingu zidentyfikowano ponad 500 projektów naprawy jakości, co przyczyniło się do oszczędności rzędu 10 milionów dolarów.

Lista referencyjna – firmy wykorzystujące metody Mind Mappingu, Business Mappingu oraz programy MindMapper Professional i MindGenius Business

· Na świecie
AEG, Accenture, Alcatel SEL, Allianz, American Express, AT&T, Autodesk, Bank of America Corp., Bank One Corp., BASF, Bayer AG, Bayerische Landesbank, Bertelsmann, BMW, Boeing, British Airways, Boehringer Ingelheim Pharma KG, Caterpillar, Cap Gemini Ernst & Young, Coca-Cola, Compaq Computer, DaimlerChrysler, Dell Computer, DeTeCSM GmbH, Deutsche Bahn, Deutsche Bank, Deutsche Post, Deutsche Telekom, Dresdner Bank, E.ON, Eastman Kodak, Ford Motor, FedEx, Ford Motor Company, Fraunhofer Gesellschaft, General Electric, General Motors, Gillette, Goldman Sachs Group, Heidelberger Druckmaschinen AG, Henkel, Hewlett-Packard, Honeywell, Intel, IBM, Ingram Micro Inc., Itellium, Johnson & Johnson, KarstadtQuelle, Lufthansa Group, MAN, Merryll Lynch, Metro, Munich Re Group, Microsoft, Motorola Inc., NASA, Nike, Nokia Corporation, Otto Versand, Oracle, Procter and Gamble, Preussag, ProAlpha AG, Robert Bosch, Roche Diagnostics GmbH, Rödl und Partner, RWE DEA AG, SchwanStabilo, Siemens, Sonax, SAP, Sun Microsystems, ThyssenKrupp, Unilever, Visa InternationalTecis Ecom AG, Vitra AG, Volkswagen, Walt Disney…

· W Polsce
– Biznes:

Towarzystwo Ubezpieczeniowe Commercial Union, Towarzystwo Ubezpieczeniowe Credit Suisse,Towarzystwo Ubezpieczeniowe Allianz Polska,Towarzystwo Ubezpieczeniowe Nationale Nederlanden, Towarzystwo Ubezpieczeniowe WARTA, PriceWoterhouseCoopers, Beskidzki Fundusz Inwestycyjny, Specjalistyczna Przychodnia Lekarska dla Pracowników Wojska, Nestle Polska, Olympus Optical Polska,PolskieKoleje Państwowe, PilkingtonAutomotive,MasterfoodsPolska, Johnson&Johnson, OM Consulting, HSBC, XEROX, TVP, Hochtief, GlaxoSmithKline, Eurobank, Polcard, Naftobazy, PKN Orlen, Macrosoft, ComputerLand, Comarch, Betacom, Hewlett-Packard, Optimus, Bertelsmann, Martin&Jacob, Medical Tribune, Tequila BTL, Rzeczpospolita (PRESPUBLICA), GM RECORDS, Sorella, Telekomunikacja Polska
– Edukacja
Ministerstwo Edukacji Narodowej, Akademia Ekonomiczna Poznań, Centralny Ośrodek Doskonalenia Nauczycieli, Politechnika Koszalińska, Politechnika Świetokrzyska, Uniwersytet Marii Curie-Skłodowskiej, Politechnika Wrocławska, Uniwersytet Jagielloński.
– Administracja
Urzędy Celne, Wojewódzki Ośrodek Doradztwa Rolniczego w Boguchwale, Poczta Polska, Centralny Zarząd Służby Więziennej, ZUS

Literatura:

1. AMR Research Alert – Aktywne zarządzanie projektami: Skończmy z dobrym robieniem złych rzeczy, 11 października 2001

2. Buzan, T. The Mind Map book A Plume Book 1996

3. Buzan, T. Use Both Sides of Your Brain

4. Buzan, T. Make the Most of Your Mind

5. http://www.mindmapper.com

6. http://www.mindgenius.com

7. http://www.buzancenters.com

8. http://www.nova-mind.com

9. http://www.maps.jcu.edu.au/netshare/learn/mindmap/

10. http://www.mind-map.com/

11. http://www.brand.com.pl

12. http://www.k2lider.pl

13. www.mindmapping.pl– Klub Miłośników Mind Mappingu

14. Pinto, J.K. Successful Information System Implementation. The Human Side

15. Millet, K. Project Management. A Managerial Approach

16. The Project Management Body of Knowledge, Project Management Institute

17. Choo, G. Map Your Mind

18. Kurtis, J. Właściwy człowiek na właściwym miejscu PRACAiTY 15/2001

19. Wągrzyn, M. Thomas pomoże znaleźć właściwą osobę GAZETA PRAWNA 78/2001

Streszczenie:

Mind Mapping i Business Mapping są nowymi i sprawdzonymi metodami używania i usprawnienia pamięci, koncentracji i kreatywności poprzez planowanie i tworzenie struktury na wszystkich poziomach z wykorzystaniem kluczowych pojęć. Celem jej jest przyspieszenie zdolności uczenia się, zapamiętywania i zapisywania informacji. Jako proste i bardzo efektywne narzędzie wspomaga pracę kierownika projektu. Poprzez nieliniowe organizowanie informacji pozwala wizualizować naturalny proces twórczego myślenia i pozwala panować nad złożoną naturą współczesnych projektów. Obecnie jest ona stosowana z wielkim sukcesem przez międzynarodowe firmy, renomowane uniwersytety i wyróżniających się artystów.

Summary:

Mind Mapping and Business Mapping is a new exciting way of using and improving memory, concentration, and creativity through planning and structuring thought on all levels, in order to accelerate the ability to learn, remember, and record information. Thanks to that Mind mapping is one of the simplest yet most powerful tools that a project manager can use. As this creative technique uses a non-linear way of organizing information it enables you to capture the natural flow of your ideas and allows control over the whole complexity of nowadays projects. Currently it is used with great success by multinational organizations, leading universities, and outstanding artists.

Comments

comments

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *