Archiwizacja dokumentów

061204_2038_MC590904_v18 Archiwizacja dokumentów

PROBLEM:_ W jaki sposób przechowywać dokumenty w firmie?

SŁOWA KLUCZE: informacje, dokumenty, archiwa elektroniczne, systemy, dostęp do informacji.

ODBIORCA: ZP: Zarządzanie informacjami

CYTAT: Rosnąca na rynku konkurencja oraz wymagania klientów względem jakości i efektywności działań podejmowanych przez firmy, wymuszają zmiany w metodach zarządzania. Kluczowym zagadnieniem staje się efektywny oraz stały dostęp do globalnie gromadzonej informacji, mający wpływ na jakość i szybkość podejmowanych w przedsiębiorstwie decyzji.

Stosowana dziś archiwizacja danych i dokumentów, wspomagająca wiele obszarów zarządzania przedsiębiorstwem, bazuje na spójnej informacji zarządzanej przez system relacyjnej bazy danych. Głównym przedstawicielem produktów tej klasy jest rozwiązanie SAP R/3, stosowane dziś w wielu firmach. Sprawność tradycyjnych archiwów dokumentów oraz systemów obiegu informacji, bazujących na jej papierowej postaci, nie spełnia stawianych dziś wymagań. Z pomocą przychodzą rozwiązania oferowane przez systemy informatyczne klasy ECM (Enterprise Content Management).
Współpraca obu środowisk – ERP oraz ECM – pozwala na pełne wykorzystanie zasobów informacyjnych będących w posiadaniu przedsiębiorstwa.”

ŹRÓDŁO : http://www.hp.com.pl/files/HP_Livelink_web.doc

KOMENTARZ do problemu: Coraz większa liczba dokumentów przychodzących do firmy, pojawia się w postaci elektronicznej. Przejęcie również pozostałych, tradycyjnych dokumentów do archiwów elektronicznych pozwala w jednolity sposób przechowywać i udostępniać tego typu dane. Trwałość i pojemność archiwów elektronicznych oraz czas dostępu do zgromadzonej tam informacji to kluczowe argumenty za stosowaniem tej technologii archiwizacji dokumentów. Dokumenty wpływające tradycyjną pocztą, zamieniane są na postać elektroniczną poprzez skanowanie. Otrzymane w procesie skanowania obrazy dokumentów są w odpowiedni sposób opisywane (indeksowane) i umieszczane w centralnej bibliotece dokumentów. Dalszy obieg dokumentów może być realizowany elektronicznie.
Do tradycyjnego archiwum trafiają już tylko wymagane prawem oryginały dokumentów. Dostęp do nich jest sporadyczny. Drugą częścią niestrukturalnych danych, są dokumenty tworzone wewnątrz organizacji oraz dokumenty wychodzące. Bardzo często poszczególni pracownicy decydują o miejscu przechowywania plików takich dokumentów. W rezultacie informacje, często istotne, rezydują na lokalnych dyskach, niezabezpieczonych dyskach serwerów itp. W miarę przyrostu tego typu informacji, rosną koszty i maleją możliwości zapewnienia konsekwentnego nazewnictwa i składowania dokumentów tak, aby były dostępne dla całych grup roboczych.Dużą grupę dokumentów stanowią wydruki, raporty oraz inne dokumenty tworzone przez systemy merytoryczne, np. moduły systemu SAP R/3. Część z tych dokumentów może być wygenerowana tylko jednorazowo. Archiwizowanie tego typu dokumentów jest jedną z istotnych cech oczekiwanych od systemów ECM.
Pełne wdrożenie systemu zarządzania dokumentami, zwanego często systemem elektronicznej archiwizacji dokumentów, zapewnienie ich sprawnej dystrybucji tak, by nie zakłócać a usprawnić procesy pracy, jest zadaniem wymagającym przyjęcia etapowości oraz pełnej współpracy pomiędzy dostawcą a odbiorcą systemu.

AUTOR: Maria Ciesiółka

DATA: 2006-04-12

Comments

comments

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *