Obieg dokumentów i praca grupowa

060327_1045_MC590904_v16 Obieg dokumentów i praca grupowa
PROBLEM
:_ Jak można poprawić efektywność i jakość firmy?
SŁOWA KLUCZE: przepływ informacji, dostęp do informacji, systemy informatyczne
ODBIORCA: ZP: Zarządzania informacjami
CYTAT: „ Ważnym elementem sprawnej organizacji wiedzy przedsiębiorstwa jest zapewnienie przepływu informacji (również dokumentów) zgodnie z przyjętymi w danej organizacji procedurami.
Implementację takich procedur i wsparcie ich realizacji zapewniają systemy typu Workflow Management.  Do niedawna pod tym pojęciem rozumiano systemy, których zadaniem było sprawne przesyłanie dokumentów, co pozwalało usprawnić część administracyjną przedsiębiorstwa.  Współczesne systemy tego typu kładą nacisk na wsparcie zarządzania procesami pracy, a więc sterują przepływem dokumentów, danych pochodzących z wielu niezintegrowanych systemów Informatycznych, oraz przede wszystkim na jakość i terminowość zadań wykonywanych w poszczególnych etapach procesu.

Zapewnienie sprawnego dostępu do informacji jest jednym z najistotniejszych zadań systemu zarządzania dokumentami.  Rozwiązanie powinno spełnić ten i wiele innych wymogów, między innymi: łatwe i efektywne mechanizmy wyszukiwania, zarządzanie wersjami dokumentów, możliwość odtworzenia historii zmian dokumentu, zapewnienie poufności informacji, logiczne grupowanie dokumentów.”

ŹRÓDŁO: http://www.hp.com.pl/files/HP_Livelink_web.doc

KOMENTARZ do problemu: Workflow Management to zarządzanie automatyzacją procedur, w których dokumenty, informacje lub zadania są przekazywane pomiędzy uczestnikami procesu realizowanego zgodnie z przyjętymi regułami, aby osiągnąć lub przyczynić się do osiągnięcia celu biznesowego Charakter wymienianych informacji oraz złożoność procedur, a także stale rosnące tempo pracy sprawiają, że kadra zarządzająca coraz częściej szuka wsparcia w systemach informatycznych.

W tradycyjnym ujęciu wykonawcami poszczególnych etapów procesów są pracownicy.  Narzędzia informatyczne, w miarę wzrostu ich wykorzystania są coraz powszechniej wykorzystywane przez pracowników do realizacji zadań.  Jeżeli do sterowania przepływem pracy zastosować system informatyczny, to okaże się, że pewne operacje, realizowane przez narzędzia IT, mogą być inicjowane i nadzorowane bez udziału pracownika

Zorganizowanie oraz udostępnienie centralnego, elektronicznego archiwum dokumentów pozwala na rozwiązanie wielu problemów związanych z gromadzeniem, wyszukiwaniem oraz dostępem do informacji znajdującej się w dokumentach wewnętrznych oraz przychodzących i wychodzących z firmy: każdy pracownik, w ramach posiadanych uprawnień, ma natychmiastowy dostęp do informacji z dowolnego stanowiska, i o dowolnej porze dnia, wyeliminowany jest problem oczekiwania na dowolny z potrzebnych dokumentów, ten sam dokument może być analizowany w tym samym czasie przez wiele osób, bez konieczności powielania go, możliwe jest zrównoleglenie pracy nad tym samym dokumentem przez wiele osób. Pozwala to na wzrost efektywności (brak konieczności oczekiwania na dokument) oraz jakości działania (każdy z uczestników procesu ma dostęp do najaktualniejszej informacji w tym samym czasie). Zmiany dokonane w dokumencie są, jeżeli jest taka potrzeba, widoczne natychmiast dla wszystkich uprawnionych użytkowników.  Nie muszą być tworzone duplikaty dokumentów przekazywanych pocztą elektroniczną. Zapewniona jest kontrola dostępu do dokumentów  oraz  autoryzacja dokonywanych  zmian. Eksplozja  rozwiązań       e-biznesowych   sprawia, że koniec ery dokumentów papierowych staje się realny.
AUTOR:  Maria Ciesiółka

DATA: 2006/03/27

Komisja Europejska chce zwiększenia dostępu do Internetu

060327_1320_MC590409_v17 Komisja Europejska chce zwiększenia dostępu do Internetu.
PROBLEM
:_ Czy Internet na terenach wiejskich może pomóc w rozwoju gospodarki?
SŁOWA KLUCZE: wieś, technologie teleinformatyczne,  rozwój.
ODBIORCA: ZP : Społeczeństwo Informacyjne
CYTAT: „W niektórych krajach UE na terenach wiejskich w ogóle nie ma dostępu do Internetu – alarmuje Komisja Europejska, która zainicjowała akcję niwelowania różnic w dostępie do internetowych łączy szerokopasmowych, głównie na terenach  wiejskich.
Technologie teleinformatyczne na wsi, w tym łącza szerokopasmowe, mają być "główną osią" projektów realizowanych w ramach funduszy rozwoju obszarów wiejskich na lata 2007-2013, które ogółem wynoszą 70 mld euro. Inicjatywę przedstawiły  w Brukseli aż cztery panie komisarz: odpowiedzialna za politykę regionalną Danuta Huebner, Mariann Fischer-Boel zajmująca się rolnictwem, Viviane Reding odpowiadająca za społeczeństwo informacyjne i media, a także Neelie Kroes odpowiedzialna za konkurencję”.
 PAP 2006-03-21

ŹRÓDŁO : http://gospodarka.gazeta.pl/gospodarka/1,68367,3226066.html

KOMENTARZ do problemu: Szerokopasmowy dostęp do Internetu jest warunkiem wstępnym dla rozwoju e-biznesu, wzrostu gospodarczego i tworzenia nowych miejsc pracy we wszystkich sektorach gospodarki" – podkreśliła komisarz Reding.
"Jestem przekonana, że gdyby rolnicy wykorzystywali w swojej pracy internet, łatwiej byłoby im opracowywać różnorodne strategie finansowe. Mogłoby to np. znacznie zwiększyć potencjał agroturystyki" – podkreślała komisarz Fischer-Boel.
Komisarz Kroes zaznaczyła, ze ważne jest, by na rynku usług internetowych panowała konkurencja, która powoduje, że klienci mają większy wybór, a ceny są niższe.
Znaczenie konkurencyjności w tym zakresie podkreślała także Danuta Huebner. Jak zaznaczyła polska komisarz, Internet szerokopasmowy nie jest już "dobrem luksusowym", ale – koniecznością. Tłumaczyła, że badania pokazały, iż w gminach, w których w latach 1998-2002 pojawił się Internet szerokopasmowy, nastąpił 1-procentowy wzrost zatrudnienia, zwiększyła się liczba firm i usług świadczonych przez Internet.
Z danych KE wynika, że Polska należy do grupy krajów, gdzie wykorzystanie łącz szerokopasmowych jest na najniższym poziomie i nie przekracza kilku procent mieszkańców. Podobna sytuacja jest w większości nowych krajów członkowskich, a także m.in. w Grecji i Irlandii.
KE chce, by kraje członkowskie wzmocniły swoje strategie dotyczące promowania łączy szerokopasmowych i określiły, w jaki sposób chcą wykorzystać w tym zakresie fundusze wspólnotowe i krajowe. Poza tym Komisja sugeruje, by kraje wymieniały między sobą sprawdzone już rozwiązania w tym zakresie. Na początku przyszłego roku KE zorganizuje konferencję pod hasłem "Dostęp szerokopasmowy dla wszystkich".
AUTOR:  Maria Ciesiółka
DATA: 2006-03-27

Termin INFOBROKER

Marta Iwańczuk

Termin INFOBROKER

      Infobroker (ang. information broker) to najczęściej spotykany w polskim piśmiennictwie termin określający pośrednika w zdobywaniu i ocenie informacji. Występują także określenia: broker informacji, profesjonalista informacji, łowca informacji i szperacz. Infobroker wyszukuje informacje, analizuje je, interpretuje i opracowuje w różnych formach. Termin „information broker” został po raz pierwszy użyty w USA.
      W 1976 roku. Lunin zdefiniował infobrokera jako „osobę indywidualną lub organizację, która na żądanie szuka odpowiedzi używając wszystkich dostępnych źródeł i która prowadzi działalność dochodową” [Stoytcheva 1999, dok. elektr.]. „Inne terminy określające ten zawód stosowane w nomenklaturze angielskojęzycznej to: information professional, knowledge broker, cyberian, freelance librarian, independent researcher, data dealer” [Gryguc 2003, dok. elektr.] oraz “desktop online sercher, information retriever” [Fulbright 2005].

     Broker informacji jest zawodem stosunkowo młodym na polskim rynku pracy. Można zaobserwować, że w poszczególnych krajach działalność infobrokerska jest zróżnicowana. Część infobrokerów specjalizuje się w jednej lub dwu dziedzinach, inni działają na wielu polach. Na przykład niemieckie firmy (gdzie najbardziej rozpowszechnionym terminem jest infobroker) obsługują głównie sektor biznesu i działają jako „wywiadownie gospodarcze”, natomiast amerykańskie (w których dominują terminy information broker oraz information professional) oferują szerokie spektrum usług informacyjnych.
     Podstawowym terminem używanym w języku polskim jest infobroker. Na jego zakres znaczeniowy składają się: zakres znaczeniowy terminu „broker” obejmujący „osoby trudniące się zawodowo  p o ś r e d n i c t w e m  w sprawach kupna i sprzedaży towarów, usług lub papierów wartościowych” [Sobol red. 2002, s. 66] oraz zakres znaczeniowy terminu „informacja”. Informacja jest traktowana jako towar, który nie jest własnością brokera informacji. Praw autorskich do informacji, której dostarcza broker informacji, nie nabywa także zleceniodawca.
     Broker informacji jako pośrednik informacji sprzedaje jedynie swoje umiejętności do gromadzenia i opracowania informacji, zdolności analityczno-syntetyczne. Wykorzystuje różne legalne kanały informacyjne (radiowy, telewizyjny, elektroniczny i inne) oraz sposoby i rodzaje komunikacji. Rodzaje form utrwalonej informacji, z której korzysta infobroker są różnorodne (dokumenty piśmiennicze, audiowizualne, elektroniczne). Posługuje się on dokumentami pierwotnymi, pochodnymi i wtórnymi. Źródłem informacji jest dla niego zarówno rozmowa telefoniczna, e-mail od specjalisty określonej branży, pojedynczy wykres, obszerny raport, strona WWW czy program w telewizji. Pojęcie informacji, którą pozyskuje i organizuje broker informacji należy więc rozważać z perspektywy dziedziny, dla której świadczone są usługi infobrokerskie.

Literatura:

  1. Fulbright, Jenny [dok. elektr.] (2004). Starting an Information Broker Business http://www.powerhomebiz.com/vol57/infobroker.htm [odczyt: 2005.02.03].
  2. Gryguc, Ewa [dok. elektr.] (2003). Profesjonalista w świecie informacji. Gazeta IT nr 6 (14). http://www.gazeta-it.pl/archiwum/git14/profesjonalista.html [odczyt: 2004.11.20].
  3. Sobol, Elżebieta red. (2002). Nowy słownik języka polskiego. Warszawa: PWN, 1311 s.
  4. Stoytcheva, Vesselina [dok. elektr.] Business plan for a start-up of an information brokering company (1999). http://neoref.ils.unc.edu/2563.pdf. [odczyt: 2005.01.04].